Chargé(e) de Facturation & Administration – Support comptable (f/m/x)

Votre mission

Dans le cadre de votre fonction, vous serez notamment chargé(e) de :

• Établir et assurer le suivi de la facturation clients pour plusieurs entités ;
• Contrôler la concordance entre les commandes, contrats, prestations réalisées et éléments à facturer ;
• Vérifier et compléter les informations nécessaires avant émission des factures ;
• Encoder et mettre à jour les commandes dans notre CRM Teamleader ;
• Assurer le suivi et la mise à jour des paiements et encaissements ;
• Identifier les factures échues et préparer les rappels de paiement et démarches de recouvrement ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers liés aux impayés ;
• Répondre aux demandes des clients relatives à leurs factures et paiements ;
• Collaborer avec les équipes commerciales, administratives et opérationnelles afin de garantir une facturation correcte et complète ;
• Participer à différentes déclarations administratives, notamment Intrastat ;
• Assurer diverses tâches de support comptable et administratif ;
• Rédiger des courriers et documents administratifs ;
• Assurer le classement, le suivi et l’archivage des dossiers.

Votre profil

Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et structurée, capable de gérer plusieurs dossiers et priorités simultanément.

Vous disposez idéalement :

• D’une formation en comptabilité, assistanat administratif, assistanat de direction ou d’une formation équivalente ;
• De 2 à 5 années d’expérience dans une fonction similaire, idéalement en facturation, administration et/ou support comptable ;
• De très bonnes notions de comptabilité. Une formation ayant intégré une composante comptable significative constitue un réel avantage ;
• D’une bonne compréhension des mécanismes de facturation, paiements, rappels et suivi administratif ;
• D’une excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• De connaissances en anglais, allemand et/ou luxembourgeois, constituant un atout.

Compétences informatiques

Une bonne maîtrise des outils suivants est souhaitée :

• Sage
• BOB
• Suite Microsoft Office, notamment Excel, Word et Outlook
• Mac OS

La connaissance de Teamleader et/ou Monday.com constitue un avantage.

Vos qualités

Pour réussir dans cette fonction, vous êtes :

• Autonome, capable de prendre en charge et de suivre vos dossiers de manière responsable ;
• Rigoureux(se) et discipliné(e) dans le suivi de vos dossiers ;
• Organisé(e) et méthodique ;
• Curieux(se) et désireux(se) de comprendre le fonctionnement des différents dossiers ;
• Proactif(ve) et capable d’anticiper les informations ou actions manquantes ;
• Polyvalent(e) et à l’aise dans un environnement où les tâches sont variées ;
• Capable de travailler efficacement en équipe ;
• À l’aise sous pression et capable de gérer les priorités ;
• Discret(ète), fiable et attentif(ve) à la confidentialité des informations traitées.

Disponibilité

Disponibilité immédiate souhaitée.

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To strengthen our administrative team, we are looking for a Billing & Administration Officer – Accounting Support, available to start immediately.

You will take on a varied role, playing a key part in the billing process, administrative order management, and payment monitoring for several entities within the group.

 

Your Role

As part of your role, your main responsibilities will include:

• Preparing and monitoring customer invoicing for several entities;
• Checking consistency between orders, contracts, services provided, and items to be invoiced;
• Verifying and completing all necessary information before invoices are issued;
• Entering and updating orders in our Teamleader CRM;
• Monitoring and updating payments and incoming receipts;
• Identifying overdue invoices and preparing payment reminders and debt collection procedures;
• Managing the administrative follow-up of outstanding payment cases;
• Responding to customer enquiries regarding invoices and payments;
• Working closely with the sales, administrative, and operational teams to ensure accurate and complete invoicing;
• Assisting with various administrative declarations, including Intrastat;
• Providing various accounting and administrative support tasks;
• Drafting correspondence and administrative documents;
• Filing, monitoring, and archiving records and documents.

Your Profile

You are thorough, organised, and structured, with the ability to manage several files and priorities simultaneously.

Ideally, you have:

• A qualification in accounting, administrative assistance, executive assistance, or an equivalent field;
• 2 to 5 years of experience in a similar role, ideally involving invoicing, administration, and/or accounting support;
• Very good accounting knowledge. A qualification with a significant accounting component would be a strong advantage;
• A good understanding of invoicing processes, payments, reminders, and administrative follow-up;
• Excellent command of French, both written and spoken;
• Knowledge of English, German and/or Luxembourgish would be an asset.

IT Skills

Good proficiency in the following tools is desirable:

• Sage
• BOB
• Microsoft Office Suite, particularly Excel, Word, and Outlook
• macOS

Knowledge of Teamleader and/or Monday.com would be an advantage.

Your Qualities

To succeed in this role, you are:

• Autonomous, with the ability to take responsibility for and manage your own files;
• Thorough and disciplined in following up on your work;
• Organised and methodical;
• Curious and keen to understand the various processes and cases you handle;
• Proactive, with the ability to anticipate missing information or required actions;
• Versatile and comfortable working in an environment with a wide variety of tasks;
• Able to work effectively as part of a team;
• Comfortable working under pressure and able to manage priorities;
• Discreet, reliable, and mindful of the confidentiality of the information you handle.

Availability

Immediate availability preferred.

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